IMSS יהפוך את ה-e.firma לחובה עבור הליכים מקוונים

המוסד המקסיקני לביטוח לאומי (IMSS) נקט צעד משמעותי באסטרטגיית הטרנספורמציה הדיגיטלית שלו בכך שקבע כי e.firma, או חתימה אלקטרונית מתקדמת , תהיה דרישה חובה להשלמת מספר הליכי מעסיק מקוונים. החלטה זו משפיעה ישירות על חברות, מעסיקים ונציגים משפטיים המנהלים רישומי עובדים, שינויים במעמד תעסוקתי ורישום מעסיקים באופן מקוון.

באמצעות צעד זה, הסוכנות מבקשת לייעל תהליכים, לחזק את אבטחת המידע ולהפחית את השימוש בנייר בהליכים המנהליים שלה. החל מהתאריך שצוין בהסכם, לא ניתן יהיה עוד להשלים הליכים דיגיטליים מסוימים אם למשתמש אין חתימה אלקטרונית תקפה שהונפקה על ידי שירות מינהל המסים (SAT).

IMSS יהפוך את ה-e.firma לחובה בהליכים מקוונים

המערכת החדשה הוגדרה בהסכם של המועצה הטכנית של IMSS ופורסמה ברשומות הפדרציה (DOF) , ובכך העניקה לה מעמד רשמי. מרגע כניסתה לתוקף, ה-e.firma (חתימה אלקטרונית) לא תהיה עוד תוסף אופציונלי ותהפוך לכלי העיקרי לאימות זהות בהליכי מעסיק אלקטרוניים.

רשויות המכון מסבירות כי החתימה האלקטרונית המתקדמת תאפשר אימות מדויק יותר של זהות המעסיקים , תפחית שגיאות הזנת נתונים ותספק ודאות משפטית רבה יותר לעסקאות המבוצעות דרך פורטלים של המוסד. זה מחזק את השימוש בערוצים דיגיטליים כשיטה המועדפת לאינטראקציה עם IMSS (המוסד המקסיקני לביטוח לאומי) בנוגע להרשמה ותשלומים.

יישום דרישה זו אינו רק שינוי טכני; הוא חלק ממודל שירות היברידי המשלב תהליכים מקוונים עם שלבים אישיים עבור הליכים מסוימים. בכל המקרים בהם נעשה שימוש בערוץ הדיגיטלי, החתימה האלקטרונית תהיה המרכיב המרכזי לאימות המשתמש.

אילו הליכי IMSS ידרשו חתימה אלקטרונית חובה?

ההסכם מציין כי חתימות אלקטרוניות מתקדמות יהיו חיוניות עבור סדרה של הליכים מקוונים של מעסיקים , במיוחד אלו הקשורים לרישום חברות וניהול עובדים. בין ההליכים הרלוונטיים ביותר נמנים:

• רישום מעסיק והצטרפות לביטוח סיכונים תעסוקתיהליך נדרש לרישום חברה חדשה, מעסיק (אדם פרטי או ישות משפטית), וכן לחידוש פעילויות לפני אישור ה-IMSS.
• הקצאת רישום מעסיק ייחודי (RPU)ניהול המאפשר קיבוץ מספר רישומי מעסיקים תחת מפתח יחיד, ובכך מקל על עמידה בהתחייבויות ובקרה על תנועות.
• הודעות על שינויים בשייכות עובדיםכולל גיוסים חדשים, פיטורים ושינויי שכר הנשלחים דיגיטלית למכון.

במקרה של הודעות רישום עובדים , מעסיקים יכולים להשתמש בחתימה האלקטרונית שלהם (e.firma) כדי לאמת באופן אלקטרוני הגשות נתונים בכמות גדולה, בדומה לחתימה על קובץ PDF באמצעות אישור דיגיטלי . זה שימושי במיוחד עבור חברות עם מספר רב של עובדים. המערכת תומכת, לדוגמה, בהעלאת קבצים בפורמט ספציפי עבור רשומות מרובות בפעולה אחת.

המוסד המקסיקני לביטוח לאומי (IMSS) מבהיר כי כאשר אותם הליכים מתבצעים באופן אישי בחלון שירות , עדיין יחולו דרישות אחרות של זיהוי ותיעוד. עם זאת, בכל פעם שההליך מתבצע באופן מקוון, החתימה האלקטרונית (e.firma) תהיה האמצעי הנדרש לאימות זהות המעסיק או הנציג החוקי.

יתר על כן, החתימה האלקטרונית משולבת כדרישה טכנית בהליכים הקשורים למספר זיהוי מעסיק אלקטרוני (NPIE) ולתעודה הדיגיטלית , כלים המשמשים להבטחת תקשורת מקוונת בין המכון לחברות.

תאריכים וכניסת התוקף של החובה החדשה

ההסכם עצמו, שפורסם בעיתון הרשמי של הפדרציה, קובע כי הכללים החדשים ייכנסו לתוקף חמישה עשר ימי עסקים לאחר פרסומם . מסגרת זמן זו נקבעה כדי לאפשר הן למחלקות הפנימיות של המכון והן למשתמשים זמן להסתגל למערכות ולדרישות הקשורות ל-e.firma (חתימה אלקטרונית).

במונחים מעשיים, תקופת חסד זו משמעותה שמהתאריך שצוין, כל הליך שייפתח לאחר מכן חייב להיות בעל חתימה אלקטרונית תקפה . כל בקשה שתוגש לאחר תאריך התחילה ללא רכיב אימות זה לא ניתנת לביצוע דיגיטלית.

מצד שני, ה-IMSS מבהיר כי הליכים שהחלו לפני כניסת ההסכם לתוקף עשויים להסתיים בהתאם לכללים הקודמים. במילים אחרות, לא יהיה צורך להגדיר מחדש הליכים מתמשכים, וגם לא בקשות שכבר הוגשו יופעלו מחדש, עקב היעדר חתימה אלקטרונית (e.firma), ובלבד שהחלו במסגרת הרגולטורית הקודמת.

קביעת התאריכים והאזכור המפורש של תהליכים מתמשכים נועדו למנוע בלבול בין חברות, ולהגביל את היקף הדרישה החדשה לנהלים שנוצרו במסגרת התוכנית החדשה ולא לתהליכים שכבר היו בעיצומם בתתי-האצלות או בפלטפורמות האלקטרוניות.

הקשר עם פישוט ודיגיטציה של נהלים

הדרישה לחתימה אלקטרונית (e.firma) אינה צעד בודד, אלא חלק מתהליך מודרניזציה אדמיניסטרטיבי רחב יותר שמקדם המוסד לביטוח לאומי מקסיקני (IMSS) בתיאום עם סוכנויות טרנספורמציה דיגיטלית פדרליות. אחת המטרות היא שחלק גדול יותר מההליכים יושלמו באופן מקוון , ובכך לבטל בהדרגה את הצורך להגיע פיזית למשרדים.

בהקשר זה, חתימות אלקטרוניות הופכות למפתח לגישה לשירותים מקוונים , ומשלימות כלים אחרים כגון NPIE (חתימה אלקטרונית לאומית למעסיקים), תעודות דיגיטליות וקובץ דיגיטלי עתידי. הרעיון הוא שמידע על מעסיקים ועובדים ינוהל בפלטפורמות מאובטחות, עם רישומים אוטומטיים של מי מבצע כל עסקה ומתי.

גישה זו תואמת מגמות שנצפו במנהלים ציבוריים אחרים, הן במקסיקו והן במדינות אירופאיות שונות , שבהן זיהוי אלקטרוני וחתימות דיגיטליות הפכו לסטנדרטים לגישה לשירותי ממשלה. למרות ש-IMSS מתמקד בהקשר המקסיקני, המודל שלו לשימוש חובה בחתימות אלקטרוניות דומה לזה המוחל במערכות ממשל אלקטרוני אירופאיות.

יתר על כן, דיגיטציה מאפשרת הצלבת נתונים בזמן אמת עם מאגרי מידע מוסדיים אחרים , משפרת את הבקרות הפנימיות ומפחיתה את החזרה על דרישות התיעוד, מה שמתורגם לפחות נסיעות ועומס עבודה נמוך יותר באזורי החלונות והארכיון.

שינויים קשורים נוספים: CURP ביומטרי ורשומה דיגיטלית

לצד הדרישה להשתמש בחתימה אלקטרונית (e.firma) עבור הליכים מקוונים, הציע המוסד לביטוח לאומי מקסיקני (IMSS) התאמות נוספות באופן שבו הוא מזהה אנשים ושומר מידע על זכאים ומעסיקים. בין האלמנטים הבולטים ביותר נמצא ה- CURP הביומטרי ( קוד רישום אוכלוסין ייחודי) ככלי ייחוס עתידי לזיהוי אישי.

בעוד שמסמך זה מיושם במלואו ברחבי המדינה, המכון ימשיך לקבל תעודות זהות רשמיות עם תמונה תקפות עבור עסקאות פנים אל פנים. עם זאת, ברגע ש-CURP עם נתונים ביומטריים יהיה זמין וייעשה בו שימוש נרחב, הוא צפוי להפוך לאמצעי העיקרי לאימות זהות עם IMSS ברחבי מקסיקו.

יתר על כן, המוסד עובד על פיתוח קובץ דיגיטלי , שנתפס כ"תיקייה אלקטרונית אחת" המרכזת נתונים אישיים, היסטוריית עסקאות, מסמכים ורישומים אדמיניסטרטיביים. קובץ זה יחליף בהדרגה ארכיונים פיזיים מסורתיים, ויאפשר לעיין במסמכים ולאמת אותם באופן דיגיטלי על ידי אנשי צוות מורשים מכל יחידה אדמיניסטרטיבית.

השילוב של קוד רישום אוכלוסין ייחודי (CURP) ביומטרי, רישומים דיגיטליים וחתימות אלקטרוניות יוצר סביבה שבה הזהות והמידע של מעסיקים ועובדים ינוהלו בעיקר באופן אלקטרוני. מערכת זו, בדומה לאלו שכבר נהוגות במספר ממשל אירופאי, שואפת לחזק את אבטחת המידע ולהפחית את האפשרות להתחזות או מניפולציה של נתונים.

המלצות למעסיקים ונציגים משפטיים

בהתחשב בדרישה הקרבה לחתימות אלקטרוניות במספר הליכים מקוונים, ה-IMSS עצמו ממליץ למעסיקים, נציגים משפטיים ומשרדי רואי חשבון לנקוט בסדרה של אמצעי זהירות כדי למנוע קשיים בניהול התחייבויותיהם.

ראשית, חיוני לוודא שה-e.firma (חתימה אלקטרונית) תקפה . אם התעודה פגה או עומדת לפוג, מומלץ לחדש אותה עם SAT (שירות מינהל המסים) או, במידת הצורך, לשחזר את סיסמת ה-FIEL (חתימה אלקטרונית) מראש, שכן ללא חתימה פעילה לא ניתן יהיה להשלים את הבקשות האלקטרוניות המכוסות בהסכם.

כמו כן, מומלץ שאחראים על ההליכים יכירו את השימוש ב-e.firma (חתימה אלקטרונית) בפלטפורמות הדיגיטליות הרשמיות של ה-SAT (שירות מינהל המסים) וה-IMSS (המוסד המקסיקני לביטוח לאומי). זה כרוך בהבנת אופן פעולתם של הקבצים המשויכים לחתימה, הסיסמאות, השלבים לאטימה אלקטרונית של טפסים (או חתימה על מסמכי אופיס ), וכיצד לוודא שההגשה בוצעה בהצלחה.

לבסוף, כדאי לבדוק מראש אילו נהלי חברה מתבצעים באופן מקוון ואילו ימשיכו להתבצע באופן אישי, כך שניתן יהיה לארגן את התיעוד באופן פנימי ולמנות את האדם או האנשים שיייצגו את החברה באופן דיגיטלי לפני המכון.

עם שינויים אלה, המוסד המקסיקני לביטוח לאומי (IMSS) נע לעבר מודל ניהול שבו החתימה האלקטרונית (e.firma) הופכת למרכיב מפתח בפעילות בסביבות דיגיטליות , ובמקביל סוללת את הדרך לרישומים אלקטרוניים ולזיהוי ביומטרי נרחב יותר. עבור חברות ומעסיקים, ההסתגלות למסגרת חדשה זו כרוכה בהתאמה ראשונית, אך גם באפשרות של נהלים יעילים יותר, ניתנים למעקב ופחות תלויים בנייר.